Vi er nå i sluttspurten av implementeringen av vårt nye datasystem som optimaliserer flyten av informasjon, materialer og penger i ScaleAQ. Dette systemet kaller vi ERP.  Mange vet allerede mye om vårt nye ERP-system, men kort fortalt skal det nye ERP-systemet først og fremst legge til rette for felles forretningsprosesser og effektiv arbeidsflyt for alle som jobber i ScaleAQ.

Vi opplever en betydelig vekst i virksomheten og noen av våre eksisterende datasystemer (AX, NAV, SuperOffice) skal nå fases ut. Systemene etableres i skyen der de blir kontinuerlig utviklet og forbedret av Microsoft. Dette betyr tilgang til nye funksjoner og nye verktøy. Skifte av system er et viktig ledd i vår digitale plan som er forankret i selskapets overordnede strategi.

Nå er det de mest kritiske prosessene som vektes mest i implementeringen, men det etableres samtidig struktur for kontinuerlig forbedring, slik at vi over tid vil kunne ta i bruk ny og forbedret funksjonalitet. Vårt nye ERP-system blir integrert med flere av løsningene som allerede finnes i ScaleAQ,  som f.eks Field Service og ProPlan. Og ikke minst, et nytt integrert CRM-system fra Microsoft som også er utviklet og implementert i prosjektet.

Det er vår evne og vår villighet til å ta i bruk det nye systemet som avgjør om dette blir en suksess. Vi er jo alle av natur skeptisk til endring, men gjennom opplæring og involvering bør alt ligge til rette for at det nye systemet blir godt mottatt og implementert. I arbeidet med å utvikle et nytt ERP-system har vi involvert så mange som mulig i utviklingsarbeidet.

Arbeidet har blitt bemannet med prosjektmedlemmer fra hele organisasjonen med forankring til sine “team”. Det har vært viktig og helt avgjørende at de som kjenner våre prosesser best, også har vært involvert i kravstilling, design og implementering.  Sentrale ressurspersoner som har bidratt i arbeidet har gjort en formidabel innsats ved å gjennomføre sine daglige operative oppgaver, samtidig som de har hatt stor innsats i utviklingsarbeidet på ERP.

Nå har vi kommet så langt at prosjektet nå er i gang med to av de mest sentrale aktivitetene for å sikre en vellykket Go Live den 01.juni:

1. Gjennomføring av opplæringstiltak for brukere som skal ta i systemet ved lansering

Teamleads som har vært de gode utviklerne og ambassadørene for det nye ERP gjennom hele prosjektet har nå gått over til rollen som opplæringsansvarlige og trenere. De samarbeider med leverandøren i gjennomføringen av opplæring og opplæringsplanene er rullet ut av Teamleads i alle avdelinger. Gjennom basisopplæring senkes terskelen for alle sluttbrukere til å ta i bruk systemet slik at alle finner frem og ingen skal være redd for å gjøre feil. I testmiljøet skal alle deretter veiledes gjennom sine viktigste oppgaver og få deretter anledning til å øve seg i egen regi og få «mengdetrening».

Vi fokuserer på å sette av tilstrekkelig av tid og ressurser til opplæringstiltak, men det er viktig at vi også får fortløpende tilbakemeldinger fra brukerne hvis det av en eller grunn er noe som bør gjøres annerledes.

2. Konvertering av data fra eksisterende systemer til D365

Sett av tid til Speak-up på onsdag førstkommende kl 08.30. Har du eventuelle spørsmål kan de også stilles i etterkant av Speak-upen.

En stor takk til alle som har lagt ned en fremragende innsats i arbeidet med å få på plass et nytt ERP-system.